El. paštas, kurio negalite ignoruoti

Daugelis darbuotojų grįš iš atostogų atostogų į neskaitytų el. laiškų laviną. Anot tyrimų bendrovės „Gartner“, rūšiuojant svarbius dalykus iš nereikšmingų dalykų, gali išsekti bet koks šventinis geranoriškumas – ypač dabar, kai trys ketvirtadaliai visų gaunamų biuro el. laiškų yra šiukšlės.

Tačiau yra naujų sprendimų, kaip valdyti pašto dėžutę, derinant programinę įrangą ir sociologiją. Šios naujesnės programos, ne tik esamas priemones, kaip šiukšlių filtrai ir juodieji sąrašai, teikia pirmenybę gaunamiems el. laiškams, tirdamos žmonių sąveikos modelius.

Lapkričio 30 d. Microsoft Research išleido vieną tokią programą. Nemokamas atsisiuntimas vadinamas SNARF Socialinių tinklų ir santykių ieškiklis . Jis veikia kartu su „Microsoft Outlook“ (2002 m. ir naujesnėmis versijomis), naršydamas el. pašto istorijas ir sekdamas ryšių grandines, kad pašalintų neskaitytus pranešimus, kurie, jo nuomone, yra svarbiausi.

SNARF įvertina siuntėjo svarbą pagal du pagrindinius veiksnius: išsiųstų ir gautų pranešimų skaičių ir dažnumą. Tada programa surūšiuoja neskaitytus laiškus į tris laukus: pranešimus, kuriuose vartotojas yra įrašytas laukuose To arba CC, grupinius el. laiškus ir visus pranešimus, gautus per paskutinę savaitę. SNARF pateikia pranešimus pagal siuntėjus, o ne temų eilutes, ir pateikia svarbiausius vartotojo korespondentus.

Danyelis Fisheris, „Microsoft“ bendruomenės technologijų grupės tyrėjas ir SNARF kūrimo komandos narys, mano, kad SNARF efektyvumas slypi jo paprastume. Mes tik skaičiuojame el. laiškus, sako Fisheris. Kai kurie žmonės tai gali vadinti negyvu smegenimis algoritmu, tačiau žinutės, kurias kam nors siunčiate, yra gana geras tarpinis pavyzdys, kaip gerai pažįstate žmones, sako jis. Jis gali būti labai detalus.

„Microsoft“ kol kas neplanuoja įtraukti SNARF į komercinę programą, tokią kaip „Outlook“, tačiau Fisher teigia, kad socialiniai tinklai ir toliau išliks įmonės produktų kūrimo tema. Nors tai tik demonstracinė programinė įranga, ji mums sako, kad trokštame naujų mąstymo apie el. paštą būdų, sako Fisheris. Atsižvelgsime į tai, kas svarbu ir kaip žmonės tuo naudojasi.

Nenuostabu, kad „Microsoft“ nėra vienintelė įmonė, kuri mato socialinių tinklų žvalgybos privalumus prie produktyvumo programų. LinkedIn yra svetainė, kurioje naudojamas šešių laipsnių atskyrimo principas, padedantis specialistams užmegzti ryšius. Ji tikisi išleisti savo naujinimą „Outlook“ įrankių juostos programa sausio mėn., kuri pirmenybę teiks el. laiškams, ieškant asmeninių santykių tarp kitų „LinkedIn“ narių.

El. paštas yra esminis įrankis, o žmonėms kyla problemų jį valdyti, sako Konstantinas Guericke'as, „LinkedIn“ įkūrėjas, manantis, kad kontaktų tinklas, kurį vartotojai jau užmezgė naudodamiesi jo įmonės paslaugomis, taip pat gali padėti tvarkyti jų žinutes. Mes turime tinklą ir norime jį naudoti, kad būtų pritaikyti žmonių gyvenimui – ne tik kas dvejus metus, kai jie ieško naujo darbo, sako jis.

Guericke'o nuomone, „LinkedIn“ įrankių juosta pagerins SNARF, nes atsižvelgs į platesnius socialinius kriterijus nei el. pašto istorijos. Mūsų nuomone, jums reikia numanomų santykių derinio, sako jis, pabrėždamas mažiau akivaizdžių kontaktų, pavyzdžiui, naujų verslo klientų, svarbą, kurių el. pašto istorijos negali nuspėti.

Guericke pažymėjo, kad naujoji įrankių juosta pasinaudos LinkedIn svetainės pranašumais, kad atpažintų pranešimus iš naujų siuntėjų esamame socialiniame tinkle. El. pašto modelių panaudojimas yra geras duomenų šaltinis, tačiau profilio ir santykių informacija taip pat reikalinga, kad ji veiktų pakankamai gerai, kad vartotojams ji būtų naudinga, sako jis.

Tačiau kai kuriems technologams socialinio sąmoningumo ugdymas į el. pašto sistemas yra perdėtas. Kai kurios esamos programos jau organizuoja ir teikia pirmenybę gaunamiems el. laiškams geriau nei algoritminiai filtrai, sako Ross Mayfield, bendrovės vadovas. Socialinis tekstas , tinklo programa, kuri naudoja bendruomenės redaguojamas skelbimų lentas, vadinamas wiki, kad visiškai pakeistų el. laiškus projektų valdyme.

Būna atvejų, kai grįžtate iš atostogų ir gaunate du tūkstančius el. laiškų, o [SNARF] gali suteikti vieną matmenį tiems duomenims rūšiuoti, sako Mayfieldas. Tačiau jei norėčiau patarti vartotojams, norėčiau, kad jie tai naudotų kaip paskutinę priemonę. Įvertinus tai, kas jums gali būti svarbiau, remiantis ankstesniu elgesiu, gali būti sukurta kitokia aido kamera.

Nors Mayfieldas mano, kad grupiniai vikiai yra vienas iš būdų sumažinti tarnybinių el. laiškų skaičių, jis taip pat mano, kad dėmesys el. laiškų paieškai, o ne rūšiavimui gali padėti išsijoti išsipūtusias gautąsias dėžutes ir sutrumpinti laiką, per kurį reikia skaityti nesusijusius el. laiškus. Jis sako, kad jums nereikia filtro iš anksto, jei ieškote stiprios paieškos, cituodamas integruotas pašto sistemų, tokių kaip Google Gmail ir Yahoo Mail, paieškos galimybes.

Žinoma, jokia sistema iki šiol negali atpažinti ir tinkamai pabrėžti žinučių iš jūsų ryšių už elektroninio pasaulio ribų – asmens, su kuriuo ką tik apsikeitėte vizitinėmis kortelėmis, seniai dingusio pusbrolio ar jūsų draugo, turinčio naują el. pašto paskyrą.

Coye Cheshire Kalifornijos Berklio universiteto Informacijos valdymo ir sistemų mokyklos profesorius, studijuojantis socialinius mainus internete, mano, kad įvestos taisyklės – net ir kilusios iš ankstesnių įpročių – riboja bendravimą. Tikriausiai galime daryti geras prielaidas, remdamiesi el. pašto naudojimu, tačiau turime kitų sąveikų, kuriomis jie dar nepasinaudoja, sako jis.

Cheshire'as mano, kad tokio tipo problemas išspręs naujos kartos socialiai sąmoningi įrankiai, kurie, jo manymu, integruos tinklų žvalgybą į kasdienį bendravimą, pavyzdžiui, pokalbius telefonu ir momentinių pranešimų siuntimą. Kadangi matome, kad viskas labiau linksta į elektronines komunikacijos formas, telefono linijas pereina prie elektroninių plačiajuosčio ryšio linijų, tai padidina interaktyvesnio ryšio galimybę, sako Cheshire.

paslėpti