211service.com
Efektyvus el. pašto archyvavimas
Elektroninio pašto praradimas gali būti rimta problema tiek viešajam, tiek privačiam sektoriui. Neseniai Baltieji rūmai sulaukė kritikos nesugebėjo saugoti savo el. pašto archyvų , net po to, kai Clinton administracija dėl panašaus skandalo įdiegė archyvavimo sistemą. Busho administracija panaikino esamą archyvavimo sistemą, pereidama nuo „Lotus Notes“ prie „Microsoft Exchange“. dabartinė sistema pranešama, kad jis remiasi atsarginių juostų ir rankinio rūšiavimo deriniu. Anksčiau šią savaitę, pasak Washington Post , teismo dokumentuose nustatyta, kad Baltieji rūmai nepavyko rasti el išsiųstas per 2003 m. laikotarpį, apimantį invaziją į Iraką.
El. laiškus gali būti sunku veiksmingai archyvuoti, nes jo siunčiama tokiais dideliais kiekiais, todėl sunku saugoti formą, kurioje būtų lengva ieškoti ir kuri yra akivaizdžiai apsaugota nuo klastojimo. Abu šie reikalavimai yra ypač svarbūs el. paštui, reikalingam teisminėse bylose ir kitose teisinėse situacijose. Laimei, ekspertai teigia, kad yra daug gerų technologijų tinkamam el. pašto archyvavimui ir kad pastaraisiais metais galimybės tik gerėjo.
Atsarginės juostos yra niūrus el. pašto archyvavimo būdas, sako Markas Diamondas Kontūrinis , duomenų ir saugojimo konsultacinė įmonė. Juostinės sistemos daro duomenų momentines nuotraukas nustatytais dienos arba savaitės intervalais, todėl paliekama galimybė, kad duomenys gali būti sukurti ir ištrinti prieš darant kopiją. Vadinasi, juostos atsarginės kopijos yra tikrai naudingos tik kaip draudimas nuo sistemos gedimo. Tinkama archyvavimo sistema, pasak Diamond, apima galimybę žinoti, ką turite, ir galimybę... rasti el. laiškus ir lengvai juos atkurti, o tai labai sunku naudojant atsargines kopijas.
Taip pat vis labiau pripažįstama, kad archyvavimo sistemos turi būti automatizuotos, kad jos tinkamai veiktų, priešingai nei šiuo metu Baltuosiuose rūmuose naudojama daug pastangų reikalaujanti ir daug klaidų sukelianti rankinio rūšiavimo sistema. Net daugelis skaitmeninio archyvavimo schemų saugo failus keliose vietose. Norint atlikti visišką visų su konkrečiu ieškiniu susijusių failų paiešką, gali reikėti ieškoti daugybės įrenginių skirtingose vietose. Diamond teigia, kad gera archyvavimo sistema įrašo el. laišką iškart, kai tik jis pasiekia serverį. Kiti automatizuoti įrankiai skirti apsaugoti el. paštą, susijusį su esamu teisminiu procesu, ir palengvinti esamų saugomų pranešimų rūšiavimą.
Diamond teigia, kad naujesnės archyvavimo sistemos neapsiriboja vien el. pašto saugojimu, todėl per kelias minutes galima atkurti duomenis, kuriems kitu atveju gali prireikti savaičių ar mėnesių. Pasak jo, tokie patobulinimai yra svarbūs, nes kiekvienas el. laiškas, kurį kas nors siunčia, nesvarbu, ar tai būtų iš Baltųjų rūmų el. pašto serverio, ar iš įmonės el. pašto serverio, yra verslo dokumentas. Pasak jo, teismai ir reguliavimo institucijos labai aiškiai pasakė, kad tai reiškia, kad el. paštas turi būti tinkamai saugomas. Kai nėra geros sistemos, išlaidos gali būti didelės. Be nerimo dėl Baltųjų rūmų, Diamond atkreipia dėmesį į bylą tarp „Intel“ ir AMD, kai pirmoji pranešė, kad išleido daugiau nei 25 mln. USD, kad susigrąžintų prarastą el. Diamond teigimu, tipinėje „Fortune 500“ įmonėje bet kuriuo metu laukia daugiau nei 150 teisinių veiksmų. Jis priduria, kad mažiausiai 50 procentų šio bylinėjimosi išlaidų tenka susigrąžinti reikalingus dokumentus, kurių dauguma yra elektroniniai.
Nors iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti svarbu susitvarkyti, kuriuos el. laiškus reikia saugoti, kai kurie ekspertai teigia, kad geriausia juos visus saugoti. Robinas Bingemanas, teismo medicinos ir atitikties sistemų produktų vadovas, JK įsikūrusi įmonė, gaminanti archyvavimo įrankį, vadinamą Krioserveris , turi mėgstamą pavyzdį, iliustruojančią esmę. Įsivaizduokite el. laišką, kuriame sakoma: Sveiki, Bilai, malonu matyti jus praėjusią savaitę. Atsiprašome girdėti apie Eileen inkstų infekciją. Tikiuosi, kad ji greitai išeis iš ligoninės. Na, štai tas dokumentas, kurį pažadėjau dėl kliento vairo kolonėlės gedimo. Manau, kad mums reikia, kad techninė komanda tai pažiūrėtų, kol tai netaps klientų rūpesčiu. Jis nurodo, kad, atsižvelgiant į jūsų požiūrį, el. paštas gali būti laikomas asmeniniu. Tačiau jame taip pat pateikiama informacija apie produkto atsakomybę, kurią, bent jau pagal Europos teisę, reikia saugoti 10 metų. Žmogaus rūšiuotojas gali lengvai sutelkti dėmesį tik į vieną el. pašto aspektą, o natūralios kalbos apdorojimo algoritmas gali susipainioti. Bingemanas mano, kad įmonės turėtų viską saugoti maksimaliai ilgai ir sutelkti dėmesį į gerus būdus, kaip ieškoti duomenų ir įrodyti, kad jie nebuvo sugadinti, kad teisme būtų galima juos laikyti įrodymu. atvejis. Jis priduria, kad tokio tipo politika taip pat yra gera, nes ji suteikia įmonei galimybę įrodyti, kad tariamas el. laiškas nebuvo išsiųstas – ko neįmanoma padaryti naudojant atsargines juostas, kuriose įrašoma ne viskas.
Peteris terSteegas, techninis direktorius Quest programinė įranga Vieningo komunikacijos verslo padalinys teigia, kad įmonės turi ne tik išsaugoti el. Jis sako, kad įmonėms reikia vieno stiklo, kad galėtų rasti visus bylinėjimuisi reikalingus duomenis. Jie turi rasti tiekėjus, kurie ketina daug investuoti į tą vieną stiklo plokštę, kad galėtų ieškoti visų tipų duomenų toje organizacijoje.
Failai arba duomenys, sukurti bendradarbiaujant žiniatinklyje, pvz., naudojant „Microsoft“. SharePoint , reikia archyvuoti kartu su el. paštu, pažymi terSteeg. Pasak jo, toks pardavėjų, kaip „Quest“, iššūkis yra sukurti sistemą, kuri archyvuotų visų šių tipų duomenis, kad juos būtų lengva ieškoti ir pateikti kaip patikimus įrodymus teisme, net jei duomenų kiekis gerokai išauga, palyginti su organizacijos duomenimis. gyvenimas.
Mimosa sistemos Generalinis direktorius T.M. Ravi sutinka dėl krypties, kuria eina laukas. Tiesą sakant, anksčiau šią savaitę „Mimosa“ paskelbė apie naujas esamos bendrovės el. pašto archyvavimo sistemos funkcijas, kurios leis įmonėms archyvuoti ir ieškoti dokumentų, išskyrus el. paštą ir momentines žinutes. Naudodama metodą, vadinamą visuotiniu pavieniu egzemplioriumi, programinė įranga ieško identiškų duomenų, saugomų keliose vietose, pavyzdžiui, jei vartotojas išsaugo „Word“ failą ir tada išsiunčia el. paštu 40 įmonės darbuotojų, ir saugo tik vieną. kopija. Ravi sako, kad ateityje bendrovė taip pat planuoja pridėti „SharePoint“ failų palaikymą.
Galų gale, sako Contoural's Diamond, el. pašto archyvavimas nėra skirtas el. pašto išsaugojimui. Tai apie kontrolę. Atsižvelgiant į pastaraisiais metais rinkoje esančių įrankių brendimą, jis sako, kad daugiausia problemų kyla tada, kai organizacijos, įskaitant Baltuosius rūmus, neparengia geros turimų technologijų naudojimo politikos.