Davido Alleno suskaitmenintos organizacijos žmogus

Davidas Allenas yra bestselerio autorius Darbų atlikimas: produktyvumo be streso menas ir vienas iš pirmaujančių asmeninio laiko valdymo guru šalyje. Jo laiko valdymo sistema pabrėžia, kad gaunama informacija reikia veikti nedelsiant – arba užbaigiant veiksmą, jei tai galima padaryti per kelias minutes, deleguojant jį arba suskirstant į konkrečius darbų ir tolesnių darbų aplankus nustatytam laikui. atidėtas didesnėms užduotims. (Iš tiesų, Allenas turi keletą mokinių Technologijų apžvalgoje.)

Kai šią savaitę susitikome su Allenu, paklausėme jo, ką jis mano apie naujausius technologinius įrankius, skirtus užduotims ir įsipareigojimams sekti, pvz., „Google“ kalendorių, kuris buvo paleistas praėjusią savaitę (žr. „Google's Time Keeper“).

Technologijų apžvalga: Kompiuteriai ir internetas leidžia mums daryti daugiau dalykų, bet ar jie tikrai gali padėti mums atlikti daugiau dalykų? Kaip technologijos dera į gerą laiko valdymo sistemą?

Davidas Allenas: Visų pirma, jūs nevaldote laiko. Laikas yra laikas ir jo negalima valdyti. Tai, ką valdote, yra įsipareigojimai. Kalendorius leis jums valdyti daugiausia tris ar keturis procentus to, ką turite padaryti. Jums tikrai reikia būdo, kaip sekti savo įsipareigojimus. Tada pradedi suvokti, kiek daug įsipareigojimų prisiėmėte, ir galėsite tuos įsipareigojimus peržiūrėti.

Didžioji dauguma programėlių nedaro nieko daugiau, kaip tik pagreitina šios informacijos skaidymą. Nėra skirtumo, ar turėti kalendorių kišenėje, ar turėti jį internete. Turiu „Palm“ ir net nenaudočiau jos, nebent jame būtų „mėnesio žvilgsnio“ funkcija. Tai vienintelė priežastis, kodėl „Palm“ yra šiek tiek geresnis už daugelį kitų skaitmeninės informacijos tvarkymo įtaisų. Tačiau jis turi ir neigiamą pusę: už akių, iš proto.

Dažnai jums reikia peržiūrėti skambučių sąrašą, kai esate prie telefono ir kai turite šiek tiek laiko. Jei kompiuteris padaro šią informaciją labiau prieinamą ir lengviau pasiekiamą, tokiu mastu tai padeda.

Tačiau kompiuteris taip pat gali sukurti iliuziją, kad esate organizuotas – kai iš tikrųjų darote tik vietos rezervavimo ženklų sekimą. Geek pasaulyje daug žmonių mėgsta mano daiktus, nes tai padidina tai, ką galite padaryti. Tačiau jei esate pervargę, būsite taip pat pavargę, jei naudosite elektroninį ar internetinį kalendorių, kaip ir popierinį.

TR: Kaip sekti savo įsipareigojimus?

SUTEIKIA: Atvirai kalbant, man tereikia sąrašų. Vienas iš tų sąrašų yra kalendorius, o kiti yra dalykų, kuriuose yra galimų pasirinkimų, sąrašai, kuriuos galiu nurodyti, kad eiti ir daryti priklausomai nuo to, kur esu, pvz., @darbas, @namai ir tt Man nieko nereikia. bet šie aštuoni ar devyni plokšti sąrašai. Viskas, kas valdo sąrašus, puikiai tinka. Aš naudoju popierinę planuotoją būtent tokiu būdu. Tik šiek tiek lengviau nešiotis delną. Bet aš galėčiau lengviau peržvelgti planuotoją nei per PDA.

TR: O išmanieji telefonai, tokie kaip Palm's Treo, su kalendoriais, el. paštu ir pan.? Jie leidžia tvarkyti darbų sąrašus ir skambinti iš to paties įrenginio.

SUTEIKIA: Mano „Sony-Ericsson“ telefoną daug smagiau turėti kišenėje nei „Treo“, kurį mėgsta daugelis žmonių, tačiau delniniai kompiuteriai yra kebli smulkmena. Geriau sumaišysiu delną ir telefoną, nei sudaužysiu juos kartu. Jei vienas nukrenta, noriu, kad kitas veiktų. Ir maža telefono forma yra pliusas. Aš ką tik išėjau pasivaikščioti Bostone. Įsidėjau mobilųjį telefoną į kišenę. Nenorėjau imti Palmės. Jei turėčiau Treo, turėčiau juos abu pasiimti su savimi, o tada kišenėje turėčiau tą didelį gremėzdišką daiktą.

Be to, daugelis delninių kompiuterių tampa kaip maži kompiuteriai, kuriuose reikia spustelėti du ar tris, kad rastumėte savo sąrašus. Jei bandote susieti 43 skirtingas kategorijas „Outlook“ savo „Windows Mobile“ įrenginyje, bet norite tiesiog greitai paskambinti, kiek vietų turite ieškoti? Aš suprantu, kad jei esate labai geidulingas, tai tampa įpročiu, vadinasi, jūs palaužėte nesąmoningą pasipriešinimą. Ir daugelis šių dalykų veikia mūsų pačių vidiniams geidams, kai šeštadienį esame namuose ir kvailiojame su įtaisais. Bet kai esi tikrovės siautėjimas, kai sveiki nuo gripo ir jautiesi kaip mėšlas, geriau būtų viskas paprasta ir tau tikrai prieinama.

TR: Kaip jums atrodytų tikrai naudinga asmeninio organizatoriaus technologija?

SUTEIKIA: Galėtume sukurti pakankamai protingą intelektą, panašiai kaip Mitchas Kaporas [„Lotus“ įkūrėjas] iš pradžių darė su „Agenda“. [Agenda buvo DOS pagrindu sukurta asmeninės informacijos tvarkyklės programa, kurią „Lotus“ pardavinėjo devintojo dešimtmečio pabaigoje ir dešimtojo dešimtmečio pradžioje; ji leido laisvos formos įvesti ir suskirstyti smulkius daiktus į duomenų bazę ir iki šiol ją naudoja daugelis jos bhaktų. – Red. ] Jei galėčiau tiesiog užsirašyti Call Bill PDA ekrane ir jis akimirksniu atsirastų mano skambučių sąraše, o tada, kai esu oro uoste ir turiu laiko atlikti keletą skambučių, viskas pasisuks. daug patogiau.

Kai ateis diena, kai aš sėdžiu čia ir kalbuosi su tavimi, ir suprantu, kad man reikia baterijų savo fotoaparatui, ir aš tiesiog sakau tai savo PDA, o tada, kai išeinu į reikalus, jis jau yra mano sąraše – jei tai yra. greitas, neperšaunamas ir sklandus bei rodo norimus duomenis bet kokiame kontekste – tada kompiuteriai galiausiai taps naudingais įrankiais, nes vis greičiau ir greičiau gaus norimus duomenis.

Planšetiniai kompiuteriai [nešiojamieji kompiuteriai su rašikliu pagrįstomis sąsajomis] artėja. Mano technologijų komandos nariai ir kiti mano pažįstami žmonės yra planšetinių kompiuterių keistuoliai ir juos myli. Jiems patinka popieriaus prisilietimas ir pojūtis, tačiau planšetinis kompiuteris yra galingas būdas tai skaitmeninti. Tai savotiškai juokinga. Kai kompiuteris taps tikrai labai geras, galingas ir greitas, jis pradės derėti su popieriumi.

Bet jei pakankamai įsigilinote į GTD [ Pabaigti darbus ], žinote, kad didžiausias jūsų iššūkis yra atlikti savaitinę peržiūrą [laikas, skirtas sąrašams įvertinti ir surinkti bei nustatyti, koks kitas veiksmas turėtų būti su kiekvienu elementu]. Jei turėčiau milijardą dolerių, sukurčiau daiktą, kuris atliktų individualų savaitės peržiūrą. Tai sukeltų tinkamus klausimus ir priverstų susimąstyti apie rezultatus. Pavyzdžiui, būtų sakoma: tu vyksi į Niujorką. Ar norėtumėte, kad gaučiau bilietus į teatrą, kaip ir paskutinį kartą, kai ten lankėtės? Yra daug įdomių dalykų, kuriuos galima sukurti tikru asmeniniu vadybininku.

WR: Galutinis darbų atlikimo tikslas yra padėti žmonėms, kaip jūs sakote, turėti tokį protą kaip vanduo – kad jie iš tikrųjų galėtų iškelti dalykus į savo sąrašus ir praleisti laiką, kai jų galvos nėra užpildytos viskuo, ką turi. daryti. Ar technologijos priartina mus prie tokio neveikimo?

SUTEIKIA: Noriu nieko neveikti kuo dažniau. Štai kodėl aš nuolat gaunu savo el. pašto dėžutę kuo arčiau nulio ir stengiuosi uždaryti visas tas kilpas. Daugelis žmonių visą savaitę prieš išvykdami atostogauti praleidžia tik bandydami susitvarkyti šiuos dalykus, o ne būti jų valdomi. Tačiau 90 procentų GTD darbo yra tiesiog galimybė labai greitai išsiaiškinti, ką aš [turėčiau] daryti šiuo metu.

Pagrindinio puslapio vaizdas suteiktas David Allen Company. (Nuotrauka yra David Allen.)

paslėpti